Przede wszystkim jednak szafa biurowa służy do przechowywania dokumentacji firmy, począwszy od akt pracowniczych, faktur i innych dokumentów księgowych, a skończywszy na archiwizacji. Jaka więc powinna być idealna szafa biurowa? Przede wszystkim praktyczna. Powinna zapewniać optymalne rozwiązania, dostosowane do naszych indywidualnych potrzeb. Wiele zależy więc od tego, jakie dokumenty i w jaki sposób przechowujemy, odpowiednio do charakterystyki pracy. Inaczej zatem powinna być skonstruowana szafa dla firmy, która większość akt przechowuje w segregatorach, a inaczej do biura, w którym przeważa konieczność przechowywania dokumentacji w cienkich skoroszytach. W drugim przypadku dobrym rozwiązaniem mogą okazać się dodatkowe przegródki na półkach, zapobiegające pochylaniu i zaginaniu skoroszytów, zapewniając jednocześnie komfort ich użytkowania.